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康文署每年億元買圖書館資料 申訴專員批指標模糊難監察


 

申訴專員公署今日發表主動調查報告,發現康文署每年花費近億元採購圖書館資料,但採購指標及理據模糊,過去8個年度採購量都比指標高,2009/10年度更超出達24.5%。公署批評,在採購指標含糊情況下,公眾難以監察每年採購的書籍等圖書館資料是否恰當。

調查報告又發現,康文署每年註銷圖書館資料達數十萬項,在2015年年中前,更沒有提供註銷原因。此外,過去8個年度,公共圖書館的館藏數目增加了16.8%,但同一時期,借出的館藏量卻下跌18.2%。

申訴專員公署今日發表主動調查報告,就康文署採購和註銷圖書館資料的準則和程序展開調查。何君健攝

採購圖書館資料

公署發現,康文署仍參照前市政局90年代訂下的採購指標,並將每年採購「不少於70萬項」圖書館資料(包括實體書、報章、期刊和電子資源等)為指標。不過,康文署不但未能為採納指標提供具體理據,過去8年的採購量亦比指標高,超出幅度由6%至24%不等,當中以2009/10年度的超出幅度最高,達24.5%。公署認爲,康文署的採購指標理據含糊,在監察採購工作成效方面意義亦不大,導致公衆無從監察所採購的資料數量是否適切恰當。公署建議,康文署應訂立一個切合時宜的採購指標,亦應清楚説明當中的理據,及定期作檢討。

康文署購買圖書館資料總開支
年度 萬元
2012/13 8,847
2013/14 8,749
2014/15 9,016
2015/16 9,734
2016/17 9,847

公署亦發現,公共圖書館的館藏數目在過去八個年度持續上升,增加16.8%。不過在同一時期,每年借出的館藏數目卻持續下跌,下跌18.2%。公署表示,明白兩組數字不能直接比較,但認爲康文署有需要加強分析,借出館藏數字每年遞減的現象和趨勢,並檢討每年增購館藏的數目及種類是否需作調整。

另外,公署發現,各級圖書館館長制訂「年度館藏發展計劃匯報」(「計劃書」)時,只須列明需要購置資料的總數量,無須為學科類別作細分。當要求加強某學科類別的資料時,亦無須提供增加原因及數量。而負責統籌採購圖書館資料的「採編組」,在整理及制訂年度總採購計劃時,並沒有明確指引,闡釋自己是如何基於各圖書館的「計劃書」制定其年度總採購計劃。公署認爲,「採編組」統籌整理後採購的館藏,與各圖書館的「計劃書」建議,可能會有差異,又認爲採購計劃的程序及理據欠明確紀錄,導致公衆無法得知採購背後的理據。公署建議,康文署應將綜合、調整,及製作總採購計劃的操作流程記錄存檔,以及把做出採購決定的原因記錄在案,又建議署方考慮設立機制,讓各區圖書館得以回饋意見。

康文署回覆,表示圖書館在訂定下年度館藏發展計劃及採購圖書館資料的數量時,會檢討是否修訂「每年採購不少於七十萬項圖書館資料」的基本參考指標,並會將館藏發展計劃上載圖書館網頁。圖書館今年亦會完成檢討工作流程及修訂圖書館有關館藏匯報範本的設計。

公署建議,康文署應就採購指標作檢討。何君健攝

註銷圖書館資料

康文署會定期註銷殘舊/破損,或内容過時的圖書館資料。公署發現,康文署每年註銷圖書館資料數量達數十萬項,最高為2010/11年度,達860,030項。至於被納入館藏2年内而被註銷的資料數量,在2009/10年度至2012/13年度,超過10,000項,當中以2009/10年度最多,達18,631項。公署亦發現,只有記錄被註銷館藏資料的清單,並沒有要求職員提供註銷的原因。即使署方在2015年年中,實施新修訂的内部指引,要求職員紀錄註銷原因,但仍未足以幫助署方善用數據作分析。公署建議,康文署應就註銷資料數據作深入分析。

另外,公署發現,被註銷的圖書館資料,基本上會交由承辦商作廢紙回收處理。雖然康文署過去兩年,曾將剩餘書籍捐贈予一些社區機構,但認爲行動需大量人手揀選合適書本,最終以成本效益不彰為由無進一步推廣。公署認爲,圖書館資料蘊藏豐富知識及文化價值,其價值比廢紙及垃圾高,建議康文署全盤檢討註銷資料的政策,務求物盡其用。

康文署回覆表示,會繼續檢視各區圖書館資料的使用情況,包括註銷資料的數據,亦會繼續研究優化各圖書館對新採購資料的回饋機制。至於處置註銷圖書館資料方面,康文署表示會檢討現時安排承辦商以廢紙方式處理註銷資料的做法,並會因應社區的意見、投放的資源、計劃成效等,研究在符合政府規例、成本效益和資源可行的前提下,讓圖書館資源發揮其最大效益。

康文署又指,公共圖書館已於本年完成捐贈圖書館書籍的試行計劃,捐贈共412冊書籍予社區圖書館及學校,並遵照政府《物料供應及採購規例》檢討捐贈安排的成本效益。

採購和註銷資料的配合

目前,康文署分別設「館藏發展會議」及「部門物料處置委員會」各自管理採購及註銷圖書館資料,署方表示,兩個工作小組是建基於不同的目標與理念,認爲兩者會互相配合,「自然調節」達致一個平衡館藏。不過,申訴專員公署表示,康文署未能解釋如何令兩者工作「自然調節和互相配合」,亦無具體措施協調採購及註銷資料的工作。

公署建議,康文署應設立機制進行評估,分析註銷各項館藏的原因,並對增購館藏的數目和種類作相應調整,讓兩者能互相協調,又建議加強圖書館的資訊管理系統。

康文署表示,已在本年度進行開發新一代圖書館資訊系統的研究和策劃工作。在研發新系統時,會增添相關數據管理及分析工具,以加強分析館藏發展和管理工作。




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