申訴專員公署早前發表主動調查報告，批評公共圖書館的採購指標及理據含糊，難以令公眾監察每年採購的書籍及其他館藏是否恰當。究竟供應圖書館書籍的中標書商，在購書時可有指引參考或跟從？
眾新聞記者向政府物流服務署，索取政府揀選圖書館供應書商的招標文件，發現原來文件早已列明，書商在合約期內的預算採購書籍數量及金額，卻無解釋有關數目是按什麼準則而訂出。此外，一些書籍包括地圖、海外年鑑、黃頁等，更列入標書的一份參考書籍名單，中標書商有購入當中的大部分，但公眾又是否對它們感興趣？書單又是按什麼準則列出？
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以下是招標文件內容：
一、標書列購書額及購書量，準則未明
採購圖書館中、英文書籍的招標文件中，各有14頁及10頁，列明合約的特殊條件（special conditions of contract），當中提及中標書商在合約期內估算的訂購金額（estimated order value），以及估算購入書籍的數量（estimated number of the books to be acquired）：
| 供應書籍的種類 | 合約期 | 合約期內的訂購金額 | 預計購入書籍的數量 |
| 供應港澳出版的中文書籍 | 3年 | 3,800萬元 | 86.4萬本書 （即平均每本書44元） |
| 供應港澳學術機構、專業團體、社福機構出版的中文書籍 | 3年 | 220萬元 | 3.6萬本書（即平均每本書61元） |
| 供應內地、台灣、香港、澳門以外地區出版的中文書籍 | |||
| 供應中國內地出版的中文書籍 | 3年 | 700萬元 | 16.5萬本書（即平均每本書42元） |
| 供應台灣出版的中文書籍 | 3年 | 3,700萬元 | 85.5萬本書（即平均每本書43元） |
| 供應北美洲出版的英文書籍（包括有聲書和語文學習材料） | 3年 | 4,440萬元 | 沒有提及 |
| 供應歐洲出版的英文書籍（包括有聲書和語文學習材料） | 3年 | 3,820萬元 | 沒有提及 |
| 供應亞洲其他地區、澳洲及紐西蘭出版的英文書籍（包括有聲書和語文學習材料） | 2年4個月 | 360萬元 | 沒有提及 |
| 供應香港出版的英文書籍（包括有聲書和語文學習材料） | 2年4個月 | 350萬元 | 沒有提及 |
究竟上述的估算訂購金額，以及購入書籍的數量，是根據什麼準則訂出？康文署回覆查詢時表示，圖書館在預算合約期內購入書籍的數量及金額時，會考慮多項因素，包括各圖書館的預計需求、財政撥備情況及書籍價格等，但未有直接回答為何得出上述具體金額及書量的估算。
二、標書列書單供參考：以地圖、名鑑、指南、黃頁等為主
那麼書商又會購買什麼書籍？原來，招標文件內按不同地區出版的書籍，附有一份「書本名單」供入標書商參考。文件寫明，政府保有決定權，在合約期內訂購附件名單以外的書籍。參考名單按不同出版地及書籍類型編定，綜合8份參考名單，記者發現，不少書本均以地圖、年鑑、名錄、指南、黃頁等書籍為主。究竟這份書單目的是什麼？榜上有名的書是否代表一定要購入？
| 供應書籍的種類 | 供參考購入的書籍數量 | 書籍種類特點 | 例子 |
| 供應港澳出版的中文書籍 | 21本 | 以地圖、選校指南為主 | 《包羅萬有》、《全港小學選校指南》、《地圖王》、《香港街道圖》、《香港特區授勳年鑑》 |
| 供應港澳學術機構、專業團體、社福機構出版的中文書籍 | 8本 | 以年鑑、試題、學報為主 | 《香港出口展望》、《香港視覺藝術年鑑》、《中國城市競爭力年鑑》、《人文中國學報》、《教師語文能力評核：普通話試題》 |
| 供應內地、台灣、香港、澳門以外地區出版的中文書籍 | |||
| 供應中國內地出版的中文書籍 | 910本 | 以年鑑、黃頁、電話簿、報告為主 | 《上海大黃頁》、《大連電話號簿》、《中國人物年鑑》、《中國星級飯店指南》、《中華人民共和國法律法規》 |
| 供應台灣出版的中文書籍 | 39本 | 以年鑑、名錄為主 | 《中華民國年鑑》、《好書指南》、《東莞暨深圳工商採購名錄》、《台灣文化資產保存年鑑》、《攝影年鑑》 |
| 供應北美洲出版的英文書籍 | 372本 | 以年鑑、名錄、手冊、旅遊書、年度審評報告為主 | Alaska almanac, Annual review of political science, Let's go: Italy, New York State directory, Ocean yearbook |
| 供應歐洲出版的英文書籍 | 329本 | 以年鑑、名錄、指南、報告、手冊為主 | Adult learning yearbook, British master tax guide, Drugs handbook, Good schools guide, World disasters report |
| 供應亞洲其他地區、澳洲及紐西蘭出版的英文書籍 | 26本 | 以年鑑、名錄、指南為主 | Directory of Australian public libraries, Good universities guide to MBA and management programs, Republic of China yearbook, Statistical Yearbook of the Republic of China, Times business directory of Singapore |
| 供應香港出版的英文書籍 | 66本 | 以名利、指南、法律條文、考試試題為主 | AAT Examination Q&A booklets. Paper Fundamentals of accounting and computerized accounts, China business law guide, Archbold Hong Kong, Hong Kong hotels directory, University of Hong Kong calendar |
記者將參考名單中的書籍，在公共圖書館的網上目錄搜尋，發現以港澳出版的中文書籍為例，參考名單上共21本書籍，只有1本書籍在目錄中沒有紀錄（即目前不存在圖書館內），是《香港特區授勳年鑑》。名單21本書中，有2本畫冊及名錄，網上目錄並無最近5年出版的版本，分別是《香港特區授勳紀念畫冊》及《香港教會名錄》。
至於台灣出版的中文書籍，參考名單中39本書籍，只有5本書籍在網上目錄中沒有紀錄。39本書籍中，有8本年鑑及名錄，網上目錄並無最近5年出版的版本。
中國內地出版的中文書籍，參考名單中910本書籍，只有16本書籍在網上目錄中沒有紀錄。
港澳學術機構、專業團體、社福機構出版，以及內地、台灣、香港、澳門以外地區出版的中文書籍，參考名單上8本書籍，網上目錄全有紀錄，代表圖書館供應商有購入。
北美洲出版的英文書籍，參考名單中372本書籍，有21本書籍在網上目錄中沒有紀錄。至於歐洲出版的英文書籍，參考名單中329本書籍，有33本書籍在網上目錄中沒有紀錄。
亞洲其他地區、澳洲及紐西蘭出版的英文書籍，參考名單中26本書籍，網上目錄全有紀錄。至於香港出版的英文書籍，參考名單中66本書籍，有11本書籍在網上目錄中沒有紀錄。
上述有紀錄的書籍，部分可外借，另外一些則放在參考圖書館。
圖書館為何要訂出一個參考書籍名單給投標書商？是否代表有關書本一定要購入？為何部分書籍目前卻又不在圖書館？參考書籍名單是否根據什麼準則訂出？為何一些書籍例如《地圖王》及年鑑等，不屬一般大眾普遍會閲讀的，但標書卻把它們列入參考名單？
康文署回覆查詢時表示，招標文件中所列的書單，是讓投標者對圖書館採購的參考書目有概括的理解，而相關條款中已清楚列明，該些書單只是供投標者作參考之用。署方指，與供應商簽訂合約後，館方會視乎書籍的最新出版情況而修訂書目，再向合約供應商發出正式採購訂單，而有關書籍最終是否成為館藏，要視乎出版及供應情況而定。
圖書館諮詢委員會委員、民主黨立法會議員鄺俊宇批評，參考名單上列出年鑑、黃頁、地圖等書籍，反映館方不夠與時並進，亦未能緊貼市場變化，質疑書單的制定欠缺民意成分，「一個香港讀者會唔會對好多外地黃頁有興趣啊？」他表示，圖書館採購大量讀者不感興趣的書籍，只會導致大量書籍被丟棄的情況繼續出現。他指，圖書館所訂立的書單需盡快更新，並減省當中不必要的書籍。
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